2023 में वित्त पेशेवरों के लिए शीर्ष 10 सर्वश्रेष्ठ आवश्यक एक्सेल टिप्स और ट्रिक्स

Top 10 Best Essential Excel Tips and Tricks : एक्सेल का उपयोग लेखापरीक्षा पक्ष से अधिकांश परीक्षणों को दस्तावेज करने के लिए किया जाता है। हालाँकि, वित्त टीम के भीतर हमारे ग्राहक भी अपनी गणना और कामकाज के लिए एक्सेल का उपयोग करते हैं। इसलिए यह वित्त पेशेवर के रूप में एक्सेल कुशल होने में वास्तव में मदद करता है। यदि आप नए जॉइनर हैं तो यह ब्लॉग शुरू करने के लिए एक बेहतरीन जगह है। ऐसा कहा जा रहा है, कुछ एक्सेल टिप्स और ट्रिक्स हैं जिन्हें मैंने हाल ही में भी उठाया है। उम्मीद है, इस लेख में सभी के लिए कुछ न कुछ है या यदि आप एक्सेल विशेषज्ञ हैं तो आपके आत्मविश्वास को बढ़ाता है।

नोट : मुझे लगता है कि आपको एक्सेल का उपयोग करने की बुनियादी समझ है जैसे “= एसयूएम (…”, फ्रीज पैन, फ़िल्टरिंग, डेटा सॉर्ट करना आदि, इसलिए इन्हें छोड़ देंगे।

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1. Pivot Tables

क्लासिक पिवट टेबल के साथ शुरू करते हुए, मैं पहली बार आईबीएम में एक बिजनेस एनालिस्ट के रूप में काम कर रहा था। पिवोट टेबल बेहद उपयोगी होते हैं जहां आपके पास कच्चे डेटा की सैकड़ों या हजारों पंक्तियां/कॉलम होते हैं। उदाहरण के लिए, मौजूदा वित्तीय वर्ष के लिए प्रत्येक वित्तीय लेनदेन के साथ एक एक्सेल स्प्रेडशीट है। एक पिवट तालिका आपको कच्चे डेटा से सटीक डेटा निकालने की अनुमति देती है। सेकंड के भीतर मैं प्रत्येक तिमाही में खाता कोड में पोस्ट की गई कुल राशि का पता लगा सकता था। इसके अलावा, अब आप आसानी से जेपीजी से टेक्स्ट डेटा निकाल सकते हैं और इसे theonlineconverter.com द्वारा इस JPG to Excel converter कनवर्टर का उपयोग करके एक्सेल सारणीबद्ध प्रारूप में सहेज सकते हैं जो 100% मुफ़्त है।

मुख्य बिंदु/एक्सेल टिप्स जो मैं दूंगा वे हैं–

• सुनिश्चित करें कि पिवट टेबल बनाते समय कोई फ़ील्ड/कॉलम खाली न हो
• अगर अपरिष्कृत डेटा बदलता है तो आप पिवट टेबल को रीफ्रेश कर सकते हैं
• मैं अत्यधिक सुझाव दूंगा कि आप पिवट टेबल के साथ प्रयोग करके सुधार करें और अपनी जरूरत के हिसाब से इन्हें बनाने में तेजी लाएं
• आप पा सकते हैं कि जब आप फ़ील्ड्स को धुरी क्षेत्रों में खींचते और छोड़ते हैं तो मान कभी-कभी स्वचालित रूप से “गणना” पर सेट हो जाता है; कुल मूल्य देने के बजाय यह आपको प्रविष्टियों की कुल संख्या बताता है। इसे ठीक करने के लिए बस ड्रॉपडाउन विकल्प पर क्लिक करें जहां यह “गिनती …” बताता है, “मान फ़ील्ड सेटिंग्स …” चुनें, “योग” और “ओके” चुनें।
• पिवट डेटा के मूल्यों को कॉपी और पेस्ट करना विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है जहां आप डेटा को सॉर्ट करना और उसके साथ आगे खेलना चाहते हैं
• हमेशा याद रखें कि कुल योग नीचे और साथ ही “(खाली)” डेटा दिया गया है।

2. Create tables quickly

आप डेटा सेल को जल्दी से तालिका में बदल सकते हैं!

आपको बस इतना करना है कि अपने डेटा के पैरामीटर के भीतर क्लिक करें और Ctrl+T दबाएं। अब आपके पास अपना डेटा प्रदर्शित करने वाली एक तत्काल तालिका है। इसके अलावा, अब आप किसी भी छवि फ़ाइल से ऑनलाइन JPG to Excel कनवर्टर की प्राकृतिक सहायता से एक्सेल बना सकते हैं।

3. VLOOKUP

यकीनन यह जागरूक होने के लिए सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। मुझे अपने ICT GCSE के दौरान पहली बार VLOOKUP फ़ंक्शन के बारे में पता चला। मैं, निश्चित रूप से, उस समय तक बहुत याद नहीं आया जब मुझे वास्तव में इसे एक कार्य परिदृश्य में उपयोग करने की आवश्यकता थी, लेकिन इससे निश्चित रूप से मदद मिली होगी!

यदि आप इस फ़ंक्शन से अनजान हैं, तो सरल शब्दों में, VLOOKUP आपको विभिन्न स्रोतों से डेटा का मिलान करने की अनुमति देता है। इनका मिलान करने के लिए आपको एक विशिष्ट फ़ील्ड की आवश्यकता है जो दोनों डेटासेट में शामिल हो। उदाहरण के लिए, कल्पना करें कि आपके पास ग्राहकों की एक सूची है जहां एक सूची में कुल राजस्व और ग्राहक के पते का विवरण शामिल है लेकिन ग्राहकों को बेतरतीब ढंग से ऑर्डर किया गया है। एक VLOOKUP आपको ग्राहक के कुल राजस्व और पते का मिलान करने की अनुमति देगा ताकि आप यह सारा डेटा एक ही स्थान पर देख सकें। इस उदाहरण में अद्वितीय क्षेत्र ग्राहक का नाम या ग्राहक संख्या हो सकता है। अगर आपकी एक्सेल फाइलों के लिए छवियां हैं तो भी चीजें आसान हो जाती हैं क्योंकि एक ऑनलाइन JPG to Excel कनवर्टर आपको जेपीजी को एक्सेल फाइल के रूप में निर्यात करने देता है।

इसके लिए मेरे एक्सेल टिप्स हैं-

• क्रूर “#N/A” का मतलब तीन चीजों में से एक हो सकता है। सबसे पहले, आपके VLOOKUP सूत्र में कोई त्रुटि है। इसका मतलब यह भी हो सकता है कि आप जिस आइटम की तलाश कर रहे हैं वह डेटा से गायब है (Ctrl + F और एक त्वरित खोज करने से यह स्पष्ट करने में मदद मिलेगी कि यह मामला है)। अंत में असंभावित परिदृश्य में, “#N/A” डेटा से सही ढंग से निकाला जा सकता है।
• सुनिश्चित करें कि आपकी जानकारी उचित रूप से स्वरूपित है! यदि अपरिष्कृत डेटा जिसका आप मिलान करने के लिए उपयोग कर रहे हैं, जैसे कि ग्राहक संख्या पाठ प्रारूप में है लेकिन अन्य डेटा स्रोत संख्या में है तो यह काम नहीं कर सकता है।
• VLOOKUP के काम न करने का एक सामान्य कारण यह है कि लुकअप मान के पहले या बाद में एक छिपा हुआ स्थान है।
• नीचे दिए गए कक्षों में फ़ंक्शन को नीचे खींचते समय, सुनिश्चित करें कि आपने तालिका सरणी कक्षों के लिए “$” का उपयोग किया है उदा. “$D$5:$F$50”। अन्यथा, आप तालिका सरणी के शीर्ष से डेटा खोना शुरू कर देंगे और यह मेल नहीं खाएगा!

4. Quick Access Toolbar

यह एक्सेल टिप बेहद सरल और आत्म-व्याख्यात्मक है। यदि आप बटनों तक शीघ्रता से पहुंचना चाहते हैं, जैसे कि फिल्टर, फॉर्मेट पेंटर, आदि, जैसा कि नीचे देखा गया है, तो आप इन्हें अपने त्वरित एक्सेस टूलबार में जोड़ सकते हैं। ये हमेशा आपकी एक्सेल फाइल में सबसे ऊपर रहेंगे।

आप यह पता लगा सकते हैं कि यह कैसे करना है और इसे यहां अपने लिए तैयार करें। एक्सेल का उपयोग करते समय यह मुझे इतना समय बचाता है और अगर मैं ऐसा कहता हूं तो यह एक अच्छा एक्सेल टिप है। इसके अलावा, अब आप अपनी डेटा शीट की एक छवि लेकर और एक मुफ्त JPG to Excel कनवर्टर का उपयोग करके इसे एक्सेल के रूप में सहेज कर समय बचा सकते हैं।

5. Absolute Function

यह एक ऐसा है जिसके बारे में बहुत से लोग पहले से ही जानते होंगे और यह काफी स्पष्ट प्रतीत हो सकता है। मैं इसे वैसे भी सिर्फ मामले में बताऊंगा। यदि आप “= (सेल * -1)” के बजाय नकारात्मक मानों को सकारात्मक में बदलना चाहते हैं, तो आप “= एबीएस (…” फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यह तेज़ और आसान है और निश्चित रूप से नीचे दाएं कोने से नीचे खींचा जा सकता है कॉलम/पंक्ति में सभी पर लागू करने के लिए।

मैं यहां एक और त्वरित एक्सेल टिप जोड़ूंगा जो कुछ हद तक संबंधित है। यदि आप उन वस्तुओं की पहचान करना चाहते हैं जो नेट ऑफ हैं तो आप इन सभी को पूर्ण आंकड़ों में बदल सकते हैं और फिर ऊपर बताए अनुसार डुप्लिकेट की पहचान कर सकते हैं। एक अन्य विकल्प उदाहरण के लिए सबसे छोटे से सबसे बड़े निरपेक्ष मान कॉलम को क्रमबद्ध करना है।

6. Other Useful Functions

यहाँ बहुत अधिक कार्यशील डंप है। मुझे यह तस्वीर कुछ हफ़्ते पहले @thebig4accountant द्वारा Instagram पर साझा की गई थी और मैंने सोचा कि इसे शामिल करना अच्छा है। मैं यह नहीं कह सकता कि मैं इनका उपयोग करता हूं लेकिन वे आपकी मदद कर सकते हैं।

7. Adjusting Rows

यह स्पष्ट प्रतीत हो सकता है लेकिन मुझे नहीं लगता कि बहुत से लोग इसके बारे में जानते हैं। यदि आप किसी स्तंभ/पंक्ति के आकार को समायोजित करना चाहते हैं, तो सामान्य दृष्टिकोण यह है कि प्रत्येक स्तंभ/पंक्ति के लिए सीमा को अलग-अलग खिसका कर इसे समायोजित किया जाए। हालाँकि, आप इसे पूरी कार्यपुस्तिका के लिए एक साथ कर सकते हैं। उन सभी स्तंभों/पंक्तियों को हाइलाइट करें जिन्हें आप सामान्य रूप से समायोजित करते समय समायोजित करना चाहते हैं और आपको प्रत्येक स्तंभ/पंक्ति को उसी आकार में समायोजित करना चाहिए।

8. Drop-Down Lists

पूरी ईमानदारी से, मैं इसका बहुत अधिक बार उपयोग नहीं करता, लेकिन जब आप चाहते हैं कि त्रुटियों को कम से कम रखते हुए एक निश्चित तरीके से डेटा प्रदान किया जाए, तो ड्रॉप-डाउन सूचियां आगे बढ़ने का तरीका हैं। इसे बनाने के लिए आपको बस “डेटा” टैब से “डेटा सत्यापन” का चयन करना होगा और सेल संदर्भों के माध्यम से सूची बनाना होगा। इसके अलावा, एक ऑनलाइन JPG to Excel कनवर्टर आपको मुफ्त में टेक्स्ट को छवि से एक्सेल में बदलने की अनुमति देता है।

9. Fix Slow Loading Excel Files

तो यह एक ऐसी चीज है जिसका आपको बहुत बार उपयोग करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है लेकिन यह बहुत उपयोगी है। मेरे पास ऐसे उदाहरण हैं जहां मुझे एक एक्सेल फाइल भेजी गई है जो किसी कारण से लोड होने में बहुत लंबा समय लेती है। इसके पीछे का कारण यह हो सकता है क्योंकि बैकग्राउंड में बहुत सारे अलग-अलग फॉर्मूले अपडेट हो रहे हैं।

10. Excel Shortcuts

अब, यह वह जगह है जहाँ यह रोमांचक हो जाता है और असली एक्सेल विज़ार्ड सामने आते हैं। बेशक, मैं अभी भी काफी शौकिया हूं, लेकिन मुझे पसंद है कि कितने एक्सेल शॉर्टकट हैं। मैं आपको नीचे कुछ संभावनाएं दिखाऊंगा। इसके बाद, “ctrl+c” और “ctrl+v” जैसे स्पष्ट के अलावा, मैं आपसे उन लोगों के बारे में बात करूंगा जिनका मैं सबसे अधिक उपयोग करता हूं। शॉर्टकट के अलावा, आप सर्वश्रेष्ठ ऑनलाइन JPG to Excel कन्वर्टर का उपयोग करके जेपीजी को एक्सेल स्प्रेडशीट में जल्दी से बदल सकते हैं।

CTRL Shortcuts	Functions
CTRL + A	Select All
CTRL+B	Bold
CTRL+C	Copy
CTRL+ALT+V	Paste Special
CTRL + D	Fill Down
CTRL+F	Find
CTRL+G	Go to
CTRL+H	Replace
CTRL+I	Italic
CTRL+K	Insert Hyperlink
CTRL + N	New Workbook
CTRL+O	Open File
CTRL+P	Print
CTRL + R	Fill right
CTRL+S	Save workbook
CTRL+T	Create Table
CTRL+U	Underline
CTRL+V	Paste
CTRL+W	Close window
CTRL+X	Cut
CTRL+Y	Repeat
CTRL+Z	Undo
CTRL +1	Format Box
CTRL +5	Strike-through
CTRL +9	Hide row
SHIFT+CTRL+9	Unhide row
CTRL+0	Hide column
SHIFT+CTRL+O	Unhide column
CTRL+N	Show formulas/values
CTRL+	Copy above formula
CTRL+[	Precedents
CTRL+]	Dependents
CTRL+;	Display date
SHIFT+CTRL+:	Display time
CTRL + Space	Select column
CTRL + Enter	Fill selection w/ entry

My Favourite Excel Shortcuts

ऊपर से, मैंने हाल ही में “ctrl + [” शॉर्टकट सीखा; यह एक जीवनरक्षक है। उपरोक्त तालिका “मिसाल” बताती है और मैं उस पर गौर करूंगा और सोचूंगा कि इससे मुझे मदद नहीं मिलेगी। हालाँकि, यह एक अत्यंत उपयोगी शॉर्टकट है, खासकर जब आप बहुत सारे सूत्रों के साथ काम कर रहे हों। यह शॉर्टकट आपको सूत्र का पालन करने के लिए एक सूत्र के साथ एक सेल में क्लिक करने की अनुमति देता है और पता लगाता है कि संख्याएं कहां से आई हैं। उदाहरण के लिए, यदि सेल में “=(C18*11)” शामिल है और आप इस फॉर्मूलेटेड सेल पर क्लिक करते समय इस शॉर्टकट का उपयोग करते हैं, तो यह आपको सेल C18 पर ले जाएगा, आपको यह दिखाने के लिए कि यह कहां से है।

एक अन्य उपयोगी शॉर्टकट जिसका ऊपर उल्लेख नहीं किया गया है वह है “ctrl + Shift + +”। यह अजीब लगता है लेकिन आप अंत में “+” कुंजी दबाने के लिए हैं। यह पंक्तियों/स्तंभों को जोड़ने का एक शॉर्टकट है। बस उस पंक्ति/कॉलम को हाइलाइट करें जिसे आप आगे पंक्ति/कॉलम सम्मिलित करना चाहते हैं, शॉर्टकट इनपुट करें और आपकी नई सम्मिलित पंक्ति/कॉलम है।

अगला शॉर्टकट वह है जिसे मैंने एक ग्राहक के साथ साझा किया था जो बैठक के अंत तक मेरे समय के लिए बहुत आभारी था। यह “ctrl + डाउन एरो” है। यह आपको पंक्ति के निचले सेल पर ले जाएगा, इसलिए आपको नीचे स्क्रॉल करने की आवश्यकता नहीं है। यह समान रूप से ऊपर, बाएँ या दाएँ तीरों के साथ काम कर सकता है। यदि आप “ctrl + Shift + down Arrow” के साथ मिश्रण में शिफ्ट फेंकते हैं, तो यह सभी कक्षों को पंक्ति के नीचे हाइलाइट करेगा।

मैं जो अंतिम साझा करूंगा वह है “alt + Tab”। मैं इसका कभी भी उपयोग नहीं करता लेकिन यह आपके द्वारा खोली गई विभिन्न (एक्सेल) फ़ाइलों के बीच फ़्लिक करने वाला है और ऐसा लगता है कि आप एक त्वरित एक्सेल विज़ार्ड हैं।

Excel Tips and Tricks Summary

उम्मीद है, यहाँ कम से कम एक अच्छी एक्सेल टिप या ट्रिक थी जिसे आप अपने साथ ले जा सकते हैं। जैसा कि मैंने कहा, मैं किसी भी तरह से समर्थक नहीं हूं और मुझे भी बहुत कुछ सीखना है। यदि आप कभी भी खुद को एक्सेल के साथ संघर्ष करते हुए पाते हैं तो आप आमतौर पर गूगल कर सकते हैं और 0.25 सेकंड के भीतर आप जो खोज रहे हैं उसे पा सकते हैं।